Pentru Facturare si Gestiune recomandam SmartBill. Incerci GRATUIT
DGRFP Iasi a publicat un material informativ cu privire la administrarea, funcţionarea şi implementarea sistemului naţional privind factura electronică RO e-Factura.
Sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura este creat, dezvoltat şi administrat de Ministerul Finanţelor, prin Centrul Naţional pentru Informaţii Financiare și reprezintă ansamblul de principii, reguli şi aplicaţii informatice având drept scop primirea facturii electronice de la emitent cu respectarea structurii facturii electronice, stocarea prin mijloace electronice a
facturilor şi transmiterea către destinatar.
Structura facturii electronice respectă:
a) specificaţiile tehnice şi de utilizare a elementelor de bază ale facturii electronice aşa cum sunt prevăzute în standardul european SR EN 16931-1, care sunt aplicabile la nivel naţional;
b) specificaţiile tehnice şi de utilizare a elementelor de bază ale facturii electronice – RO_CIUS – şi regulile operaţionale specifice aplicabile la nivel naţional;
c) conţinutul semantic aşa cum este descris în standardul SR EN 16931-1, sintaxele identificate în CEN/TS 16931-2, şi corelarea adecvată definită în subpartea aplicabilă a CEN/TS 16931-3.
Elemente principale ale facturii electronice sunt:
a) identificatorii de proces şi de factură;
b) data facturii;
c) informaţii privind identificarea operatorului economic care a livrat bunurile/produsele, a prestat serviciile sau a executat lucrările;
d) informaţii privind destinatarul facturii electronice;
e) informaţii privind beneficiarul plăţii;
f) informaţii privind reprezentantul fiscal al emitentului;
g) identificarea tipului de bunuri/produse livrate, servicii prestate sau lucrări executate;
h) referirea la contractul de achiziţii publice/sectoriale, de concesiune de lucrări şi servicii, precum şi, după caz, la contractul de achiziţii publice în domeniile apărării şi securităţii;
i) detalii privind executarea lucrărilor, livrarea bunurilor/ produselor sau prestarea serviciilor;
j) instrucţiuni de plată;
k) informaţii privind creditări sau debitări;
l) informaţii privind poziţiile de pe factură;
m) defalcarea TVA;
n) totalul facturii.
Factura electronică se transmite de către emitent în sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura.
În situaţia în care factura electronică transmisă respectă structura, se aplică sigiliul electronic al Ministerului Finanţelor şi se comunică de îndată destinatarului.
Aplicarea sigiliului electronic al Ministerului Finanţelor atestă primirea acesteia în sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura.
În situaţia în care factura electronică transmisă nu respectă structura, emitentul primeşte mesaj cu erorile identificate. După corectarea erorilor identificate, factura electronică se transmite în cadrul aceluiaşi sistem naţional privind factura electronică RO e-Factura.
Exemplarul original al facturii electronice se consideră fişierul de tip XML însoţit de sigiliul electronic al Ministerului Finanţelor.
Data comunicării facturii electronice către destinatar se consideră data la care factura electronică este disponibilă acestuia pentru descărcare din sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura. Destinatarul este notificat cu privire la facturile electronice primite în sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura. Data comunicării este accesibilă în sistem şi emitentului facturii electronice.
Factura electronică comunicată destinatarului nu se poate returna în sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura.
În situaţia unei facturi electronice asupra căreia destinatarul are obiecţii, acesta înştiinţează emitentul facturii electronice, inclusiv în sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura, prin înscrierea unui mesaj în acest sens.
Corecţia facturii electronice comunicată destinatarului în sistemul RO eFactura se efectuează conform art. 330 din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificările şi completările ulterioare. Factura electronică corectată se transmite în cadrul aceluiaşi sistem naţional privind factura electronică RO e-Factura.
Facturarea electronică în domeniul achiziţiilor publice se aplică în cazul existenţei unei relaţii B2G, în situaţia în care operatorii economici optează pentru utilizarea sistemului naţional privind factura electronică RO e-Factura.
Prevederile nu se aplică facturilor electronice emise ca urmare a executării contractelor clasificate potrivit legii sau în cazul în care atribuirea şi executarea contractului de achiziţie publică au necesitat impunerea, potrivit dispoziţiilor legale, a unor măsuri speciale de securitate pentru protejarea unor interese esenţiale de securitate ale statului.
În situaţia în care operatorul economic a optat pentru utilizarea sistemului naţional privind factura electronică RO e-Factura, acesta are obligaţia de a emite doar facturi electronice şi de a utiliza acest sistem pentru transmiterea acestora către toţi destinatarii.
În situaţia în care operatorul economic transmite factura electronică în sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura, destinatarul facturii electronice emise în relaţia B2G are următoarele obligaţii:
a) să primească şi să descarce factura electronică prin intermediul sistemului naţional privind factura electronică RO e-Factura;
b) să prelucreze factura electronică;
c) să verifice legalitatea, conformitatea şi regularitatea facturii electronice, în conformitate cu prevederile legale în vigoare.
Prelucrarea facturii electronice se poate realiza exclusiv în format electronic utilizând aplicaţiile informatice disponibile la nivelul destinatarilor facturilor electronice emise în relaţia B2G. Prin prelucrarea facturii electronice se înţelege inclusiv parcurgerea fazelor execuţiei bugetare.
În situaţia în care factura nu poate fi prelucrată în format electronic se poate utiliza un document obţinut prin conversia informaţiilor din factura electronică care permite citirea şi listarea. Aplicaţia prin care se realizează conversia trebuie să
asigure integritatea conţinutului facturii electronice.
Destinatarii facturilor electronice emise în relaţia B2G care nu dispun de o aplicaţie de conversie pot utiliza aplicaţia informatică pusă la dispoziţie de Ministerul Finanţelor, prin Centrul Naţional pentru Informaţii Financiare, la momentul operaţionalizării sistemului naţional privind factura electronică RO e-Factura.
În relaţia comercială B2B emitentul facturii electronice poate opta pentru transmiterea acesteia către destinatar utilizând sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura.
În situaţia în care emitentul facturii electronice optează pentru transmiterea acesteia în sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura, acesta este obligat să fie înregistrat în Registrul operatorilor care au optat pentru utilizarea
sistemului naţional privind factura electronică RO e-Factura, denumit în continuare Registrul RO e-Factura.
Operatorul economic care a optat pentru utilizarea sistemului naţional privind factura electronică RO e-Factura este înscris în Registrul RO e-Factura începând cu data de 1 a lunii următoare exercitării opţiunii, dată de la care emitentul dobândeşte şi calitatea de destinatar.
Pentru facturile emise de către operatorii economici înscrişi în Registrul RO eFactura către destinatari care nu sunt înscrişi în Registrul RO e-Factura se aplică prevederile art. 319 din Legea nr. 227/2015, cu modificările şi completările ulterioare.
În ceea ce privește operatorii economici nerezidenţi, aceștia pot opta pentru utilizarea sistemului naţional privind factura electronică RO e-Factura în relaţia comercială B2B sau în relaţia B2G.
Datele cu caracter personal obţinute în scopul prelucrării facturilor electronice pot fi folosite exclusiv în acest scop sau în scopuri compatibile cu acesta, cu respectarea legislaţiei privind protecţia datelor cu caracter personal. Ministerul Finanţelor şi Agenţia Naţională de Administrare Fiscală asigură managementul datelor şi informaţiilor existente în sistemul naţional privind factura
electronică RO e-Factura, cu păstrarea secretului fiscal.
